幹事さん必見! 感謝と応援の気持ちが伝わる送別会

「職場の男性が転職することになった。」「同僚の女性が実家の商売を手伝うために退職することになった。」など、人生の新たなステージに向けて退職をする方々がいらっしゃいます。そのような方々に感謝の気持ちを伝え、今後の人生にエールを送る送別会。初めて幹事を任された時は、どうしたらよいか戸惑うこともあるでしょう。

今回はそんな時に参考になる送別会の催し方や、送別会で贈るオススメのプレゼントをご紹介します。

 

会場を決めるにあたって

日程の決定

普通は退職される方が最後に出勤する日に設定します。ただ会社の仕事の都合もありますので、総合的に判断すると良いでしょう。

 

会場の選定

取引先などで例年送別会に使っているお店にするか、新たなお店にするか検討します。新たなお店にする場合は、送別会の規模や予算との兼ね合いから適しているかどうか検討します。

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予算を決める

会場が例年通りであれば、メニューもわかっていると思いますので、いつも通りの予算で問題ないでしょう。
会場が初めてのお店の場合は、あらかじめお店にメニューを問い合わせて、飲み放題などのコース料理にするか検討します。

 

参加者を募る

出席の対象となる方々にメールや回覧板などで連絡をし、予定人数を把握します。できるだけ多くに方々に参加してもらうよう、伝え方を工夫しましょう。出席人数がわかれば、会場となるお店に伝えておきます。

 

段取りを決める

会社を退職する方のおおまかな理由(結婚・病気・転職など)を頭に入れておきます。それによって、司会進行時の言葉の選び方や記念品の選定も変わってくるからです。
開会や閉会の挨拶、乾杯の音頭、記念品や花束の贈呈を決まった方に担当してもらう場合は、その方にあらかじめお願いしておくとスムーズに会が進行します。挨拶(スピーチ)に関しては一般的に長くなりやすいので、「1分くらいで」と時間指定しておくとお料理を前に長く待たされることもないでしょう。
また、盛大な送別会では会の途中に余興をはさむこともあります。その場合は、余興を担当する方と事前に内容や時間配分についてしっかり話し合っておきましょう。

 

記念品の選び方

記念品は退職される方の好みや趣味に沿ったものや次の職場で役に立つアイテムを用意します。その時に、名前やメッセージを刻印できる名入れギフトにしたりみなさんで書いた色紙やメッセージカードを添えると、気持ちが伝わる温かい贈り物になります。
送別会の記念品としては次のようなものがみなさんに多く選ばれています。多くの人数で贈る場合など予算に余裕がある時は、品物を組み合わせて贈ってもいいですね。

・花束やプリザーブドフラワー

送別会といえば花束ですね。季節の花を選んで贈ってあげましょう。ただ暑い季節は生の花は傷みやすいので、そんな時にはプリザーブドフラワーがおすすめです。プリザーブドフラワーは、生の花を長期に保存できるように加工したものです。お部屋に飾って長く楽しめるため人気になっています。

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・お酒

お酒が好きな方には日本酒やシャンパン、ワインなどがおすすめです。日頃からお好みの銘柄をリサーチしておけば選びやすいですね。

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・マグカップやタンブラー

日頃よく使うマグカップやタンブラーは、家庭でも次の職場でも使えるので喜んでもらえます。感謝のメッセージを刻印して贈ると気持ちが伝わるのでおすすめです。

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・ボールペン

上質のボールペンは、大切なビジネスシーンでは必須のものです。こちらも名前を刻印して贈ると、ワンランク上の贈り物になります。

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・タオルやハンカチ

男性ならズボンのポケットに入れた時にかさばりにくい、サイズの小さい長方形タイプのハーフタオルハンカチが喜ばれます。
また、女性はバックに入れやすいハンドタオルが人気です。
ハンカチは「手切れ」を意味するとして、贈り物には向かないという考え方もありますが、最近は特に気にしない方も多く、デザインのバリエーションが多いハンカチは人気の贈り物になっています。

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仲間が職場を去ることは、今まで共に頑張ってきたことを思うと寂しさも感じるでしょう。その想いを大切にして退職される方に感謝を伝え、これからのさらなる活躍を応援してあげてくださいね。
初めて幹事を引き受けると計画通りにいかないこともあると思いますが、退職する方々に対するあなたの温かい想いがあれば、きっと和やかな心温まる送別会になることでしょう。